Come dare feedback negativi al tuo team (e aiutarlo a trasformarli in consigli attuabili)

Indipendentemente dal fatto che tu sia un team leader esperto o nuovo nella gestione di un progetto, dare un feedback può essere difficile, specialmente se devi comunicare qualcosa di negativo.

Nessuno vorrebbe essere considerato essere il cattivo della situazione, ma per far avanzare un progetto è necessario dare feedbacks al team in maniera aperta, onesta e ad intervalli regolari.

Questa attività non vi deve spaventare. Dare feedback è un’abilità che si apprende, e, quando si impara a farlo bene, spostando l’accento dalle critiche personali verso la promozione di azioni e miglioramenti, sia chi li fornisce che chi li riceve possono trarne dei vantaggi e ottenere dei risultati migliori.

Ecco come bisognerebbe fare per dare dei feedback veramente utili e positivi per il tuo team.

Pensare al feedback come a un processo sempre in corso

Probabilmente, quando i menbri del tuo team pensano al feedback, la prima cosa che viene loro in mente sono le revisioni delle prestazioni e cioè, ogni due/tremesi sedersi con te e tparlare di tutto il grande lavoro che hanno svolto prima di addentrarsi negli aspetti da migliorare.

Queste opportunità di revisione sono fondamentali. Ma non sono dei feedback. Il feedback è un processo costante e continuo, non una valutazione occasionale delle prestazioni.

Se un membro del team ha mancato una scadenza, ad esempio, bisogna discuterne immediatamente, non durante il prossimo ciclo di revisione. Il team deve migliorare da subito, quindi si deve costantemente dire cosa è andato storto e come sistemarlo.

Lo stesso vale anche per il feedback positivo. Anche un feedback positivo espresso mesi dopo l’evento perde il suo fascino. Quindi, se un membro del team ha fatto un ottimo lavoro, assicurati di dargliene subito merito.

Quindi non pensare al feedback come qualcosa da effettuare a lunghe distanze di tempo: è un processo, non un evento. E più diventa regolare, meno diventa stressante.

Accettare il fatto che tutti abbiano bisogno di (e vogliano) avere feedback negativi

Alcuni studi dimostrano che un feedback efficace porta ad un maggiore coinvolgimento della forza lavoro e il 65% dei dipendenti afferma di volere più feedback.

Si potrebbe pensare che tutti stiano solo cercando una piccola pacca extra sula spalla, ma in realtà il feedback più ricercato è in realtà un feedback correttivo (cioè negativo).

E, forse meno sorprendentemente, anche se tutti vogliono ricevere un feedback correttivo, nessuno vuole darlo.

Anche il feedback positivo non è sempre percepito come positivo. Esiste una percezione persistente che il feedback positivo sia meno utile del feedback negativo, con alcune persone che arrivano addirittura a interpretarlo come non credibile.

L’esitazione a dare feedback in genere deriva dal nostro disagio nel fare qualsiasi cosa che possa far sentire le altre persone male. Così spesso, quando accadono cose “minori”, spesso sembra più facile lasciarle scivolare invece di chiamare il responsabile dell’errore e correggere il problema.

Ma il risultato di questo comportamento è che in questo modo i membri del team continuano a commettere gli stessi errori, inconsapevoli del fatto che c’è un problema. Non imparano mai, i problemi continuano e l’efficienza diminuisce.

Ed il comportammento è ancora più controproducente proprio perché il dipendente probabilmente vuole ottenere quel feedback costruttivo.

È un cliché, ma prova a pensare al feedback come ad un regalo. Una volta che il project manager incomincia a riformulare il processo dei feedback come qualcosa di positivo per tutte le persone coinvolte, anche il feedback è negativo inizia a non venire piu’ percepito come qualcosa di penalizzante.

Dare feedbacks basati su azioni

Parte del problema del feedback è la preoccupazione che ciò che dici verrà considerato un attacco personale. Ma il feedback non riguarda la persona, piuttosto, riguarda il suo comportamento e le sue azioni.

Ecco perché il linguaggio utilizzato per fornire feedback è molto importante. Assicurati che ciò che dici sia sempre riferito alle azioni e ai fatti, non alla morale o ai tratti della personalità.

Ad esempio, se stai dando un feedback sulla qualità recente del lavoro di qualcuno, non è utile dire “è stato un lavoro sciatto…” Molto più produttivo sarebbe quello di modificare in meglio ciò che specificamente “sciatto” significa in questo caso e fare in modo di evitare che succeda di nuovo la prossima volta.

Forse quello che intendi è che il lavoro è stato carente di attenzione ai dettagli, e che il membro del team la prossima volta deve essere più attento alla fase di test. O forse “sciatto” significa che si è stati tropo lenti nel rispondere a un cliente e bisognerebe essere più veloci nei tempi di risposta. Qualunque cosa significhi, spiegalo in termini di azioni, comportamenti e prossimi passi in avanti.

Fai lo stesso anche per un feedback positivo. Non bisogna assicuramente dare l’idea che il feedback positivo sia generico o inconsistente e bisogna invece collegarlo concretamente a comportamenti e azioni che possono essere replicati. Ad esempio, invece di dire semplicemente: “Hai fatto un ottimo lavoro”, potresti fare un ulteriore passo avanti e dire: “Hai lavorato molto bene sotto pressione e sei stato davvero flessibile di fronte ai mutevoli requisiti della richiesta che ti era stata fatta ”.

Non solo essere riconosciuto per le sue azioni fa sentire bene il dipendente ma rafforza anche il tipo di comportamento che desideri sia portato avanti.

Ricorda che nulla di ciò che dici, negativo o positivo, è un riflesso della personalità, della morale o dei valori del membri del tuo team. Stai solo valutando le loro prestazioni al lavoro.

Incoraggiare anche il feedback fra colleghi

Il feedback non dovrebbe venire solo dall’alto verso il basso. Incoraggia tutti i membri del team a fornirsi fra loro feedback appropriati. Questa è una consuetudine che serve non solo a normalizzare il processo di dare e ricevere feedback, ma può aiutare i membri della squada a ottenere una visione a 360 gradi sulla propria performance, prima ancora di ricevere i feedback del project manager.

Alcune aziende hanno costruito una cultura attorno a questo principio addestrando i dipendenti ad essere radicalmente onesti l’uno con l’altro. Ciò significa che non importa chi tu sia: se c’è qualcosa che deve essere affrontato, questo viene affrontato subito ed in modo costruttivo con la persona o le persone appropriate. Si evita in questo modo la corsa verso il manager per lamentarsi o parlare alle spalle di qualcuno.

La conversazione aperta è incoraggiata perché non solo aiuta i dipendenti a crescere ed eccellere in azienda, ma porta le persone a parlare di cose che normalmente non condividono. In questo modo i membri del team si abituano a tenere le emozioni fuori dalle conversazioni riguardanti il lavoro e ad attenersi ai fatti e agli esempi specifici.

Una volta che i membri del team si rendono conto che un ciclo di feedback costante serve a supportarli, saranno più a loro agio nel sentire ciò che tu e gli altri membri del team avete da dire. Cominceranno a capire che il feedback non significa critica o giudizio personale, ma è davvero un’apertura verso una maggiore comprensione del proprio lavoro e delle aspettative del progetto.

Iniziare una conversazione e non un monologo

Fare domande è uno dei modi migliori per convincere le persone a pensare e parlare, e apre una sessione di feedback facendola diventare un’esperienza più collaborativa (e meno frustrante). E oltre a incoraggiare la tua squadra a guardare in modo obiettivo il progetto nel suo complesso oltre che la loro parte specifica, è anche un modo utile per te come project manager per valutare la loro comprensione della situazione in modo da poterla affrontare in modo più produttivo.

Ecco alcune domande basate sull’azione e sul comportamento che puoi provare a porre al tuo team incoraggiando la discussione:

  • Cosa pensi che non abbia funzionato?
  • Qual è stato il tuo processo decisionale in quella determinata situazione?
  • Col senno di poi, cosa avrebbe potuto essere fatto in modo diverso?

Poi, mentre la conversazione si conclude, finisci sempre con un piano. Cosa bisognerà fare diversamente la prossima volta? Lascia che i membri del tuo team raccontino con le loro stesse parole, così tutti capirano che siete sulla stessa pagina. Se il feedback non è chiaro, parlarne aiuta a capirlo e a capire cosa ci si aspetta da loro.

Chiedere un feedback

È la naturale estensione di tutto ciò di cui abbiamo parlato fin’ora: come guida di una squadra, dovresti anche tu chiedere di avere un feedback.

Se ogni membro del team ne trae beneficio, probabilmente sarà utile anche a te.

Quindi chiedi al tuo team dei feedback e ascolta quello che hanno da dire.